Como criar uma cultura organizacional no home office

Cada vez mais se discute sobre a volta ao modelo de trabalho presencial e grandes empresas de tecnologia estão pendendo para o fim do home office. Aqui na BASE, temos um coworking no Caldeira, em Porto Alegre, onde podemos nos reunir quando necessário, mas o modelo de trabalho principal segue sendo o remoto e é assim desde o início da pandemia da Covid-19, em 2020. Ainda bem! Pois eu mesma moro em São Paulo e seria um problema se tivesse que voltar para o presencial.

Os defensores do trabalho presencial argumentam que o problema está na queda da produtividade dos funcionários quando estão trabalhando sem uma supervisão direta. No ano passado, eu tive a oportunidade de estudar o tema para o meu trabalho de conclusão de curso no MBA de Digital Business na USP Esalq. E não posso mentir e dizer que tudo são flores no home office, mas através das entrevistas que fiz pude entender que a queda da produtividade é consequência de uma falta de cultura organizacional pensada para o modelo remoto. E aqui, entra o papel dos gestores e líderes, que são fundamentais para reinventar a roda e saber se adaptar em uma jornada de trabalho que a comunicação assíncrona pode ser um desafio.

Para meu trabalho, tive a oportunidade de ouvir 15 entrevistados, sendo 5 líderes e 10 liderados de diferentes regiões do país, inclusive dois estavam morando fora do país durante o período, e abaixo trago alguns insights sobre o tema. Na primeira parte das entrevistas, fiz perguntas gerais sobre como funciona a jornada de trabalho de cada colaborador, já na segunda parte separei em questionamentos específicos para os líderes e os liderados. 

Benefícios e malefícios do home office

Todos os entrevistados foram questionados sobre os benefícios e malefícios de trabalhar em casa e a maioria concordou que há tanto vantagens quanto desvantagens.

Ao todo, os entrevistados citaram 10 benefícios, sendo os principais: economia no tempo e deslocamento, conforto e flexibilidade, economia e estar perto da família e dos pets.

Gráfico 1: Benefícios do Home Office levantados na pesquisa

Já das desvantagens, o tema que mais apareceu foi o afastamento social, seguido de trabalhar e morar no mesmo espaço, falta de integração entre a equipe e não ter hora para acabar.

Gráfico 2: Malefícios do Home Office levantados na pesquisa

Surgiram opiniões divergentes, enquanto alguns citaram a economia como um benefício de se trabalhar em casa, teve entrevistado que trouxe como ponto o aumento dos gastos em casa, como luz, gás e internet. Teve entrevistado que sentiu a melhora na alimentação, já outros pontuaram uma piora na saúde, muito relacionado a preguiça de sair de casa, resultando em queda na vitamina D e falta de exercícios, por exemplo.

Ainda sim, quando questionada sobre o modelo de trabalho favorito, nenhum escolheu presencial. 53% dos entrevistados votaram em uma jornada híbrida, mas sem dia fixos, ou seja, algo semelhante como funciona hoje na BASE para quem reside em Porto Alegre: ter um espaço para trabalhar fora de casa, mas sem ter a obrigatoriedade de ir por determinados dias da semana/mês. Já o restante, 47%, prefere o home office integral.

Todos falaram que o local de trabalho impacta diretamente na produtividade, por isso para alguns trabalhar de casa é o ideal, já que não tem que lidar com conversas paralelas, brigar pela temperatura do ar condicionado ou até mesmo não ter um setup de trabalho ideal. Quem não tem um espaço adaptado em casa para trabalhar, prefere trabalhar em um coworking.

Papel dos líderes na criação da cultura organizacional no home office

Liberdade, flexibilidade e autonomia: sem isso o home office não dá certo. E a verdade é que nem todo mundo sabe lidar com isso! No trabalho presencial é mais fácil identificar quando um funcionário não está rendendo e entregando conforme o esperado. No home office, o líder precisa saber identificar as red flags o quanto antes, mas ao mesmo tempo, não pode cair no erro de microgerenciar.

Liderar significa delegar, comunicar, motivar, indicar os rumos e traçar caminhos. O gestor precisa conduzir todo o time para o mesmo objetivo, levando em consideração as circunstâncias pessoais de cada um. Se o gestor tiver que ficar fazendo um acompanhamento em tempo real do funcionário, isso significa que a comunicação assíncrona falhou e como consequência, ele terá trabalho redobrado. Além disso, se cria uma cultura de funcionários inseguros em relação às suas entregas e isso acaba impactando diretamente na produtividade da equipe. 

Como fazer então? Não existe receita de bolo, mas há algumas táticas implementadas por líderes e pelo RH que ajudam aqui: 

1. Implementação de ritos da metodologia ágil

Reuniões rápidas de trabalho como as dailies são fundamentais para alinhamentos entre toda a equipe. É o momento do dia em que garantimos que todo o time estará reunido para resolver impedimentos.

Na BASE, cada unidade de negócio se organiza de acordo com o seu ritmo, mas a daily faz parte da realidade de quase todas. Além disso, muitas costumam ter outras agendas fixas como weekly, retros e reuniões de operações.

2. Implementação de feedbacks

Seja no remoto ou no presencial, os feedbacks são essenciais para a evolução do funcionário. No caso do home office, é uma das poucas oportunidades de conversa individual entre líder e liderado, por isso, é tão importante.

Além de feedbacks formais, que podem ser semestrais ou anuais, conversas mensais informais, como 1:1 (one-to-one), é uma boa prática, para ouvir o liderado e alinhar expectativas.

3. Formalização por escrito

Ter um canal de mensageria e ferramenta de gestão para acompanhar o andamento das demandas e ter ali fácil todo o histórico da evolução da tarefa é uma estratégia extremamente eficaz na visão de todos os líderes entrevistados.

Os líderes não vão conseguir fazer um acompanhamento minuto a minuto, por isso, deixar tudo formalizado evita ruídos na comunicação.

4. Onboarding e reuniões com toda equipe para integração

É comum um novo funcionário se sentir perdido nos primeiro dias, ainda mais trabalhando a distância. Por isso, o onboarding, conhecido como uma forma de socialização organizacional, não pode faltar. É ali, que o colaborador aprende sobre visões, valores e missão e conhece a cultura da empresa. Além de saber, quem são as pessoas chaves para procurar em cada caso e conhecer todas as áreas da empresa.

5. Ter a possibilidade de encontros presenciais ou online

Criar um cronograma com eventos para happy hours e workshops é uma alternativa para driblar o afastamento social e a falta de integração. É importante uma interação em equipe além dos momentos de alinhamento de demandas. Como há a dificuldade da distância, nem sempre é possível reunir todos no mesmo espaço. Nesse caso, a sugestão é criar reuniões online com toda empresa. Na BASE, por exemplo, temos a reunião geral mensal, na qual todos participam e é feito uma retrospectiva do mês de cada BU (Business Unit).

Conclusão

Se liberdade gera autonomia e confiança, refletindo diretamente na produtividade e engajamento, por que muitas empresas tech estão seguindo justamente o movimento contrário?

A minha percepção é que empresas grandes têm um outro problema para lidar: muita burocracia, o que dificulta as mudanças. O caminho até a aprovação é grande, o que torna o processo lento e demorado. Com isso, os funcionários seguem uma cultura organizacional ultrapassada, resultando em falta de engajamento e uma performance baixa. É preciso descentralizar e dar autonomia para que líderes e gestores de área consigam atuar em mudanças de processo. 

Na BASE, somos organizados em BU’s (business units) desde 2023 e com isso, cada líder da área consegue definir os processos de sua unidade, deixando o fluxo de mudanças mais ágil.